越被認為是理所當然的基本工作倫理及態度,反而越不容易被成功遵守─不論職場新手或是老鳥都是如此。這本書提供資訊人員技術面之外的人際、管理問題的解決方法。

 最重要的工作書─巴菲特、威爾許盛讚的職場守則
 (The Unwritten Laws of Business)

 金恩(W. J. King)/著
 先覺出版
 售價:240元
 



本書最初版本為《工程領域的不成文規定》,是金恩(W. J. King)於1944年寫給工程師閱讀的工作守則,針對處理事務、與他人共事、向老闆報告、籌組專案、進行會議、在職場更上層樓等諸多議題,提供基本守則。其內容至今仍受到奇異公司前執行長傑克.威爾許和華倫.巴菲特的贊許。資訊人員不論資淺、資深,如果遇到技術面之外的人際、管理面問題,本書也許可以成為你的疑難排解手冊。

新人需要學會的事
在執行專案時,不要被動地等待任何人——供應商、業務員、同事、上司——履行他們的承諾;你要追著他們跑,而且要時時刻刻緊迫盯人。
許多新手以為光是提出請求或下訂單就夠了,然後就坐等商品或服務送上門來。絕大多數工作的進度,都是靠著勤於做後續追蹤,以及加快推展工作。加快工作進度的意思是,針對流程中的每一個步驟進行規畫、調查、推動和排疑解難。請養成這樣的習慣:每當遭遇阻礙時,都要立即設法跨越,找尋其他資源或權宜之計,以讓工作持續運轉,不致失去動能。

從另一個角度看,有些熱心過度的人偶爾會把這件事情做得太過火,讓自己變得非常討人厭,每個人都因為他們的窮追不捨而心生敵意。要小心避免對其他人要求過高。太過堅持己見和過度焦慮,對個人利益所造成的傷害,可能會遠大於因工作疏失所導致的損失。

要以書面形式確認你的指示和對方的工作承諾。
千萬不要只因為有人答應要做某件事,就認定對方會完成工作或遵守協議。許多人的記性都不太好,有些人則是太過忙碌,但是如果把事情白紙黑字寫下來,則幾乎每一個人都會極其認真地看待這件事。當然一定會有例外,所以偶爾將書面副本交給第三人做為人證,也會有所幫助。

你應該為上司做的優先事項之一,就是讓他或她全盤了解所有的重要進度。
伴隨這項守則而來的主要問題是:我的上司必須知道多少事--究竟要上報多少細節?對於新進職員而言,直話直說總是一件困難的事。許多新人都會很猶豫,是否該拿著日常瑣事去煩他們的主管,而如果真這麼做,確實也有可能會做過頭。

但是顯然在大多數情況下,主管所關心,是在於能否取得足夠的資訊,以適度地掌握全局。因此,與其讓上司說出「為什麼沒人告訴我這些事」,倒不如冒險讓上司說出「不要拿這麼多細節來煩我」,會是一個安全得多的做法。切記,你的主管經常會被要求向其他人說明、辯護和解釋你所進行的活動,也會被要求將這些活動協調整合成一項大型計畫,所以,你一定要為這些目的,提供主管所需的周全資訊。

無論你多麼努力嘗試,或是把工作做得多麼好,難免還是會發生出乎意料的問題或失誤,使你不敢告訴上司詳細情形。這時候,最理想的狀況就是,在呈報問題的同時,一併提出解決辦法,以便在最短的時間內著手推行。沒有主管會喜歡有人冷不防地向他們丟出意料之外的問題(雖然你有義務要毫不遲疑地向他們報告),但是如果在上報問題時,也提出你對於解決方案的實用建議,你所面臨的困境將會大大地改善。

你的直屬上司就是你的「老闆」。
這條守則聽起來再簡單不過,但有些人就是永遠無法領會。當然,你可以說你是為了社會、公司、部門、專案團隊、專案領導人、家人和你自己而工作——但其實你主要是為了你的上司而工作,也是透過你的上司而工作;這個上司,就是你要直接上報的主管。

你也必定會碰到衝突,例如被指派到某個專案團隊,而專案負責人的要求非常嚴苛,或是公司的某位高階主管下令要你完成某項任務等等。當發生這種情況時,請回到先前提及的守則:與你的上司討論這件事。所有主管的工作之一就是化解衝突,你的上司也包括在內。

通常,認定你的上司就是擔任你主管的合適人選,反而能讓你把所有事情做到最好。年輕人懷著滿腔熱忱,亟欲大展身手,因而忽略、甚至僭越他們的上司,並不足為奇。有時候,這麼做確實可以把進度加快一點,但是用不了多久,他們就會發現,大型組織不會縱容這種做法。一般而言,你根本躲不開評估你績效的上司,因為他或她會評量你的許多面向,包括你與他人合作的能力在內。除此之外,我們多半是在能夠向上司展現出最起碼的個人忠誠度,同時感覺到我們是在協助上司完成重要的工作時,才會從工作中獲得更大的滿足感。

專心於工作時,優先考量最重要的事。
你通常沒時間去處理每一件事,因此有必要養成優先專注於重要事務的習慣。所謂重要的事,就是由你直接負責和解釋的事,如果你不確定這些事情究竟是哪些,最好能很快地找出來,並且在你的腦海裡清楚地想好解決之道。

在安排你的時間時,將這些重要的職責賦予最高優先性,然後把無法排進時間表的工作項目,盡可能授權下去,愈多愈好。有一個很棒的大原則就是,只要不是你工作的關鍵部分,千萬不要插手任何能交由別人或其他部門代勞的小專案或瑣事。比方說,如果你的工作是製造馬達,而為了測試馬達,必須設計特殊的震動或聲音測量儀表。如果後者的工作是可以委由某個實驗室或部門代為進行,可是你卻花時間去做,那就不對了。這個向手邊所有資源尋求協助的做法,經常可以有效地應用在你的重要產品和一些小細節上。在大型組織裡尤其是如此,因為你隨時都能找到專家、顧問、實驗室和其他部門提供協助。比起你獨力行事,他們幾乎總是能夠更有效率地找到答案。

事實上,在某些情況下,無論是就個人或主管的層面而言,限制自己只從事能夠讓你發揮特殊才能、技巧或貢獻的工作,或是只做能夠讓你享有某些天生優勢的工作,會是明智之舉。然而,一般人普遍相信,人只要努力,就什麼都做得成,這種看法頂多就是沒效率,糟的話還會招致徹底失敗。很少有人能夠多才多藝到事事都專精。

會議的規模不應太大,也不該太小。
有些主管對於大型會議的厭惡,幾乎到了恐懼的程度。的確,大型會議普遍都是在非常表面的層次上,提出許多相互衝突或毫不相干的觀點,使得主題頻頻失焦。不過,這幾乎完全要歸因於會議主持人的能力。要掌控一場大型會議,讓議程依循適當的主題,避免與會者在提出論點時,出現冗長的離題發言或反覆贅述,是需要相當技巧的。會議主席(或是主持會議的主管)的功能應該是:經由討論得出與主題相關的論點,依據合乎邏輯的順序加以排列,然後針對各項議題,透過投票、審慎制訂決策,以及徵詢全體與會者對於具體提案的認可,以取得共識。一場缺乏稱職主持人的會議,很可能會因此陷入冗長的爭執。

這個危險似乎與會議規模的大小成正比。小型會議(三或四人)通常能夠更有效地構思方案和解決難題。不過,小型會議的主要缺點是,極有可能會引發下列情形:有利害關係的各方可能無法派代表出席,也可能會因為未能考慮到重要的事實或觀點,而造成嚴重的傷害。除了會造成實際的損失之外,遭到漠視的當事人,也可能會激起強烈的憤慨或沮喪。

無庸置疑,在某些情況下,討論中呈現利害關係各方的看法,是既不可行也不可取的,尤其當所有與會者都握有充分的資訊時。不過,如果討論內容是和特定領域有關,那麼讓相關人士出席會議,一般來說是很恰當且有所助益的。在這方面,如果要避免會議人數過多或過少的缺點,最好的方法就是維持小規模的會議,然後在討論到關鍵人士的職責時,再召集他們與會。

在會議規模保持適宜的前提下,有一個非常值得依循的準則,也就是:將與會成員限定在組織架構的兩個層級裡,尤其是在召開工作或決策會議時(資訊性質的會議又是另一回事)。就實際層面而言,在組織架構第三或第四層級的與會者,根本就沒有決策權,他們的出席,除了提供資訊之外,通常只是浪費時間和人力。從另一個角度看,如果討論中的事項是較低層級的人就能決定的,那麼派更高層級的人出席,就更加浪費了。而且高層的與會者通常不利於會議進行,他們會強勢主導討論和決策。

任何會議的重點,都在於面對問題和解決問題。然而,人往往會有規避問題的傾向,不是會延遲行動,就是「放任事情自動解決」。如果主管坐視不管,事情自然只得「自動」解決,但這卻顯示管理狀況欠佳。

要是在散會前,與會者尚未明確了解工作任務的內容、負責人及時間表,那會議就算是失敗了。

同時,這些資訊也應該寫成書面會議紀錄作為確認。

永遠要為你的團隊和團隊成員,負起完全的責任。
千萬不要「推卸責任」,或是責怪任何一位部屬,即使當他們可能讓你大失所望時。你應該要掌控全局,而且團隊的成敗都要由你負責。

工作之外別忽略的事
保持你和員工的就業力。
在整個職業生涯裡只有過一個雇主的人,是非常罕見的,而雇主也了解這一點。由此可見,無論職員對他們目前的雇主而言是何其有價值,期望他們接受自己在其他潛在雇主眼中變成無用之才,是非常不合理的想法。

如果你擁有的技能和知識,只對你目前的雇主有價值,那你就有麻煩了。遲早,你的雇主將會出於任何理由,不再有興趣為那些技能支付薪資,而你也會無處施展才能。

對雇主和職員而言,不能與時俱進都是不好的事。請走停滯不前的員工,然後雇用或培育員工,讓他們能夠具備離職者本來應該培養的技能,會讓雇主付出高昂的代價。因此,為了你的雇主著想,你應該讓部屬全盤了解狀況,然後盡你所能地在這方面,給予部屬建議和支持。堅持和支持終生學習,並不意味著持續地尋求正式的訓練——大學課程、研討會、短期課程、公司補助的訓練——雖然這其中有些是「終生就業力」計畫的必要部分。這也意味著,對於自己的專業領域,你絕對不能只是三分鐘熱度,只是讀一讀市售書籍、商業雜誌和專業刊物,以及出席商展和專業會議就夠。

無論雇主提供你多少補助,你都必須設法趕上自己領域裡的最新科技,因為如果你等待別人給你機會,就等於是等著自己被淘汰。
所有的學習或訓練,都必須犧牲一些私人的時間,或許也需要一些個人的花費。簡單說,並非所有雇主都會全額負擔職員持續學習的費用。為了維持自己的就業力,而願意付出所需的努力和投入,對每個職場工作者都大有助益。

不要忽視這個不變的真理,你的上司就是你的「老闆」
你可以說你是為了社會、公司、部門、專案團隊、專案領導人、家人和你自己而工作──但其實你主要是為了你的上司而工作,也是透過你的上司而工作;這個上司,就是你要直接上報的主管。

你也必定會碰到衝突,例如公司的某位高階主管下令要你完成某項任務等等。當發生這種情況時,請先與你的上司討論這件事。所有主管的工作之一就是化解衝突。

通常,認定你的上司就是擔任你主管的合適人選,反而能讓你把所有事情做到最好。年輕人亟欲大展身手,因而忽略、甚至僭越他們的上司,並不足為奇。有時候,這麼做確實可以把進度加快一點,但是用不了多久,他們就會發現,大型組織不會縱容這種做法。一般而言,你根本躲不開評估你績效的上司,因為他或她會評量你的許多面向,包括你與他人合作的能力在內。(摘錄整理自本書第1~3部分)

作者簡介─金恩(W. J. King)
曾擔任奇異公司(GE)工程師,以及加州大學洛杉磯分校工程學教授。於1983年辭世。

本書的原始版本《工程領域的不成文規定》,是金恩於1944年在《機械工程》雜誌上發表的一系列三篇文章,曾由美國機械工程學會印製發行。

來源出處:http://www.ithome.com.tw/itadm/article.php?c=50121&s=1

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